Zu den Grundproblemen, mit denen sich das Treasury Management beschäftigen muss, gehört der Spagat zwischen individuellen lokalen oder geschäftsbereichsspezifischen Anforderungen und zentralen Ansprüchen. Dieser Gesichtspunkt war auch ein Thema des 21. SLG-Finanzforums, das von 21. bis 23. April in Mannheim stattfand. In dem Workshop „Das Treasury im Spannungsfeld von Schnittstellen und Formaten – Ein Erfahrungsbericht am Beispiel der Lufthansa“ wurden die organisatorischen und technischen Herausforderungen gezeigt, denen sich die Lufthansa bei der Integration ihrer chinesischen Tochtergesellschaft in die zentrale IT- und Rechnungswesenlandschaft gegenüber stand.

In den Jahren 2005 bis 2008 führte die Lufthansa das Projekt „Automatisierung Zahlungsverkehr im Ausland“ durch: Für rund 40 ausländische Niederlassungen der Deutschen Lufthansa AG sollte der Zahlungsverkehr automatisiert und zentralisiert werden. „Der Umfang des Zahlungsverkehrs in den betroffenen Niederlassungen liegt bei etwa 132.000 Transaktionen pro Jahr in rund 30 Währungen. Es werden rund 70 verschiedene Formate weltweit genutzt, die jedoch fast alle auf IDOC basieren“, erläutert Dunja Zöhrlaut, Information Management der Financial Division der Lufthansa German Airlines, die Ausgangslage des Projektes.

In der Ausgangssituation existierten laut Lufthansa weltweit viele heterogene Zahlungsformate, es gab keinen automatischen Zahlungsverkehr, sie wurden zum Großteil in manuellen Prozessen abgewickelt. Im Rahmen des Projektes sollte nun IDOC als das von Lufthansa favorisierte Datenübertragungsformat auch für China genutzt werden. „Die notwendige technische Infrastruktur dafür stand zentral in unserem Accounting-Center Bangkok, das den gesamten Zahlungsverkehr der Betriebsstätten für die asiatisch-pazifische Region steuert, zur Verfügung. Für die chinesische Betriebsstätte war die Verlagerung des Zahlungsverkehrs in das Center nicht möglich, da dazu Kenntnisse der chinesischen Sprache benötigt werden, die in Bangkok nicht vorhanden waren“, sagt Zöhrlaut.

Ein Problem, das nach Angaben der Lufthansa-Managerin nicht nur in China, sondern auch in vielen anderen Ländern die Automatisierung erschwert, ist das hohe Scheckaufkommen. Das Accounting-Center benötige einheitliche Prozesse für eine effiziente Arbeitsweise – und der chinesische Zahlungsverkehr habe sich auch hier an diese Prozesse anpassen müssen. Als erster Schritt in der Umsetzung sei die Abwicklung der Zahlläufe in Bangkok in definierte Standardverfahren festgelegt worden, wobei das Hauptaugenmerk auf einer deutlichen Reduzierung der Anzahl von Schecks und eine Verlagerung auf Überweisungen gelegen habe.

Zusätzlich sei die Pflege von Stammdaten in SAP nötig gewesen – zu Beginn noch ohne chinesische Schriftzeichen. Dann erfolgte laut Zöhrlaut der Aufbau und Test der Übertragungswege über die zentrale technische Infrastruktur in Deutschland. Die Tests des IDOC-Formats seien mit Hilfe von HSBC Trinkaus & Burkhardt durchgeführt  worden – möglichst ohne Änderung der Standards. „HSBCconnect stellte eine flexible Multiformat-Schnittstelle zu den lokalen Abwicklungssystemen der HSBC Gruppe zur Verfügung“, erklärt Volker Wind, Abteilungsdirektor Global Payments & Cash Management HSBC Trinkaus & Burkhardt. „Der Kunde liefert eine Zahlungsdatei an, und wir kümmern uns um die korrekte Weiterleitung, Formatierung und Abwicklung im lokalen Clearingsystem.“ Derzeit seien 21 Länder erreichbar, die Kommunikation könne über verschiedene Anbindungen realisiert werden: SFTP, HTTP, Multicash oder EBICS. „Der Kunde muss sich über Formate keine Gedanken machen, HSBC übernimmt die Umsetzung“, sagt Wind.

Eine Herausforderung war nach Angaben des HSBC-Managers die Implementierung eines Prozesses zur Bereitstellung der chinesischen Schriftzeichen. Das Backend-System der Lufthansa unterstütze keine chinesischen Schriftzeichen, die jedoch zwingender Bestandteil des lokalen Zahlungsverkehrs sind. Überweisungen in China nutzten nicht – wie hier in Europa üblich – Bankcodes für Kontonummern und Bankleitzahlen, sondern nur Namen. Also musste laut Wind jeder Zahlungsauftrag in arabischen alphanumerischen Zeichen automatisch in chinesische Schriftzeichen konvertiert werden.

Eine weitere Herausforderung ist die Einführung von Pooling-Strukturen gewesen. „Da es in China für Geld, das ins Ausland transferiert wird, erhebliche rechtliche Restriktionen gibt, mussten sehr umfangreiche Dokumentationen für jeden Zahlungsvorgang erstellt werden“, sagt Zöhrlaut. „Die Anforderungen an diese Dokumentationen sind zwar hoch, aber Lösungen sind möglich.“

Eine weitere Schwierigkeit bestand laut Wind in den Abstimmungsprozessen der Schnittstellen, Systeme und Zuständigkeiten. „Es mussten drei involvierte Standorte zusammenspielen: Die ZV-Datei wird von DLH Bangkok erstellt. Die Systeme in Deutschland verarbeiten und versenden die Datei. Dann erstellt DLH Shanghai eine Datei für HSBC China, die das Mapping der Schriftzeichen durchführt.“

Mit dem Ergebnis ist Zöhrlaut zufrieden. „Wir merken von den fehlenden chinesischen Infos nicht viel“. Es wurde erhebliches Know-How gebündelt – sowohl im Bereich Cash Management als auch auf der IT-Seite. Eine Reihe von früheren manuellen Tätigkeiten sei nun weggefallen – was neben der Zeitersparnis auch die Fehlerquote erheblich reduziere.

Diese E-Mail-Adresse ist gegen Spam Bots geschützt, Sie müssen JavaScript aktivieren, damit Sie es sehen können